展览会是一个系统工程，从组展到展品运输，再到展台搭建，直到展览本身，环环相扣，任何一环脱节，展会便无法顺利进行。在整个展览流程中，展览运输是一个打前战的工作。
运前：事无巨细做准备
一些大型展览会，组展商通常会指定一个运输商作为其展览会的运输代理。品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。一个展览会有国际展商，也有国内展商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输。组展商申请展会批文在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。组展商委托了哪家运输公司，海关才受理哪家公司的报关业务。
将货物详情告诉运输商
参展商在确定参展以后，组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理。参展商也可以主动向主办方了解，该展览会由哪家公司来做运输业务。与此同时，运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络，并会将一份货单传给参展商，上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出，参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。要将货物的详细情况告诉运输商，比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。
包装箱的标签要细致入微
在国内，展品的包装通常由参展商自己解决。包装一定要做到细致入微，要在货物的包装箱上将标签填好，企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。
这些虽然是细节，但很容易产生麻烦。有的企业只写展览馆的名称，没有写展会名称，就会耽误运输。比如北京国际展览中心很大，经常同时举办两个或者三个展览会。如果展会名称不清楚，运输商就不知道该将展品送到哪个馆。
企业名称和日期也应明确。企业在公司所在地发货经常会遇到这样的情况，企业找的运输商常常为了压低成本，将货物转包出去。展品经常会被几次转包，最后由一家有运输实力的公司把货物集中起来统一发货。由于几经转手，最后接货的公司并不知道真正的托运企业是谁。
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