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采购入库流程的再造
一、目的：
为了规范原材料入库手续，提高材料入库的效率，及时、准确的为前后各工序提供真实有效的服务。
二、原因分析：
1.长期以来公司采购价格、数量超单与下单时的价格、数量（超单）经常有异，需要频繁修改采购订单才能入库，影响了及时入库和信息的快速反馈，给生产用料带来影响；同时也浪费了文员的正常工作时间。
2.当前采购价格（在ERP系统中）对仓储部文员是公开的，文员主要是核对仓管员的收货数量与采购订单数量和送货单价与采购订单单价是否一致，如果有差异须经采购员更正，重复工作，职责颠倒，也无任何审批手续，给数量和单价容易造成混乱和缺乏监督。
三、操作流程分析：
1、当前采购入库流程

作业过程分析（说明）：
①收货后交品管报检，检验环节的快慢直接影响到入库和信息反馈的快慢，一般品管检验完成后还要压单做好报表才交给仓管员，仓管员先做好来料知会（如果有两份送货单则可以马上知会）给采购员再交文员打入库单。反馈信息过程比较长，因此比较慢
②文员打入库单前不知道单据的数量和单价有问题，只能在打单过程中发现问题再反馈给采购，往复更改才能完成入库动作，且时有沟通不顺畅或不及时等，非常被动，影响了入库的速度，从而影响到库存量在线实时更新，造成ERP系统库存量与实际库存量的差异（库存量延迟反映）。
③入库过程太长，单据须长时间保管，容易导致单据的丢失。
④收货、报检、打单、更改、入库过程长，影响到物料的出库（领料），出现料还没有入库就已经发料，ERP系统库存量在某时段出现负库存。
2、流程再造后

作业过程分析（说明）：
①收货、检验完毕即可提交来料知会给采购员，来料反馈更快。
②单据先经过采购员的过滤，有差异马上更正，最后交到仓储文员手里的单据就可以正常输入，省掉改单时间，正常的单据生成入库单只需几秒钟，因此文员可以抽时间完成其他工作。
③把单据过滤工作由采购员来完成（本当完成，但一直有仓库文员来完成），由于经常改单带来的麻烦，会促成采购员主动跟进采购的价格和数量，设法改善，减少问题的发生。
④采购员过滤单据能第一时间知道供应商送货的数量是否超过订单采购量，对于超交数量禁止在原采购订单上更改（原因是虽改了ERP系统里的单据，但很难回收旧单据，使物料缺乏控制和追溯），应该重新下超交数量的采购单。

拟稿：卢敏正                         审核：