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为了加强对公司存货的控制,提高公司的基础管理水平,进一步规范物料的进销存,保管和控制程序,维护公司资产的完全完整,加速资金周转,特制定本制度,具体如下:
一,物料的验收入库:
1.材料到达公司后,仓管员根据公司的采购订单,核对材料的编码,名称,规格是否一致.特别是对材料的编码进行核对,看是否与仓库现有物料的编码是否一致,如果存在同一种物料有多种编码的话,要上报其主管进行修正.
2.材料须经过使用部门或请购人员及检验人员对质量检验合格后,方可办理入库手续.
3.对于需要地磅过称的物料,要经过财务,仓库,.供应商三方一起过磅确认后,才能够办理确认入库的数量.
4.采购的材料,经检验合格后,要及时办理采购入库手续,当天采购到达公司的物料,原则上要当天要办理完采购入库手续,如果有特殊原因,应在次日上午办理完毕.采购入库单上要有仓库,品检和供应商的签名.
5.供应商赠送的物料,也要办理入库.可在ERP中制作其他入库单.
6.由于生产急需或其他原因不能形成入库的材料,仓管员要到现场核对验收.
二,物料的保管
  1.材料验收入库后,需按不同的类别,特点和用途进行分类存放,对于同一种材料原则上要放在一起,但如果空间不够时,要在标签上注明此种物料还有的所存放在什么位置,但存放位置不能超过两个.
  2.物料存放后,要在相应的物料上或其旁边的货架上贴物料标签,标签上要注明物料的编码,名称,规格及其他必要的相关信息.
3.所有物料存放时,要排列整齐,数量多时,要打包存放.如:1000个一箱,100个一袋等.然后摆放所余的零头.
4.仓管员对定期不定期对所保管的物料进行清扫,确保所存放的物料清洁.
三,物料的发放:
  1.仓管员凭领料人的领料单如实领发,原则上要求所有的物料发出都要有相应的ERP领料单,并有领料人,及领料人主管签名方可发料.如果急需发料,或其他原因,可先用手工的单据发料,并要求有领料人及其主管人签名才可以,并要求领料人事后要补相应的ERP领料单,同时再要求在ERP领料单上补签名字.且要求手工单据更换ERP单据的时间不能超过两个工作日.
  2.仓管员发料时,要核对库存的物料与ERP领料单上的物料编码是否一致,如果不一样时,要及时上报其主管进行修正.确保发料与实物的名称,编码都一样,
  3.若没有领料单,或者领料单上面签字不清或被涂改的,以及没有相应领料人主管签名的,仓管员有权拒绝发料.
  4.任何人不办理领料手续不得以任何名义从仓库内拿走物料,不得在货架上乱翻乱动.
  5.生产部门领料时,应在ERP中开材料出库单.其他部门领料时,应在ERP中开其他出库单,并在部门中填写相关部门.备注里面注明该部门领用此材料的用途.
 四,物料的退仓:
  1.由于生产计划的更改引起领用的物料剩余时,应及时办理退库并办理退库手续,在ERP中开其他入库单,注明退仓的订单号,并在备注里注明退库的原因.
  2.如果是由于生产当中产生的废品或者次品,也应及时办理退库.并且此类物品应另外存放,并注明.在ERP中开其他入库单,并在备注里注明退库的原因.
五.仓库的记帐:
1.仓库记帐的基本原则就是:只要发生物料进入仓库时,都要办理相应的入库手续,并记入仓库数量明细帐的借方(入库);同时,只要物料发出仓库时,也应要办理相应的出库手续,并记入仓库数量明细帐的贷方(发出).确保帐证相符,帐实相符.
2.仓库的记帐也要具有连续性:也就是说仓库帐本上面的每次的结存数=上次的期末数+本期入库数-期末结存数.如果需要盘点时调整,也应办理盘点调整手续.登记在仓库的帐本上面.
3.仓库的帐本不能随便涂改,如果发生记错数字时,应划线更改,并签名确认;
4.仓管员要根据有关的入库单和领料单记帐,严禁私自乱记帐
5.仓库的帐本上不允许出现负数.
六.仓库单据的设立及保管:.
仓库的单据都是原始单据,非常重要,为了便于查找,整理和保管,现要求如下:
  1..采购入库单与调拔入库单,其他入库单,其他出库单全部用ERP单打印出来,如:交给财务固定为黄联
  2.生产领料由于数量多,可以合并打印,要求仓库全部用手工制作生产领料单,同时要有相应的项目:仓库,订单号,材料编码,材料名称,规格型号,数量,单位,领料的部门,日期,还要有单号(要求单号要有连续性),要求的纸张统一为四联二等纸,分给每个部门的一联都应固定的,如交给财务的为黄联.
3.仓管员应对入库单及领料单按单号进行排序整理,少单或者单据手续不齐全,仓管员要负责.同时仓库主管及财务成本核算员应定期不定期的进行抽查.
七.仓库的盘点:
1.仓管员应对所保管的物料进行日常盘点,查核帐面与实物的数量是否有差异,并查找差异原因.
2.财务会定期不定期对仓库进行盘点,要求仓管员要进行全力配合.盘点时,有所在仓的仓管员,仓务员,收发员及盘点人员进行一起抽盘,在盘点时,仓管员当时应对盘点的数量进行确认,盘点完后,可以允许盘点误差范围为5%误差范围内的物料盘点数量可以进行复盘更改确认,超过此误差比例视同为盘点错误.财务会在盘点分析报告里注明,同时追究盘点人的责任!
 3.盘点数量误差的规定:单价在1.00元以下的物料,误差率为:1%,单价在1.00-5.00元之间的物料,误差率为:0.1%,5.00元以上的不存在误差率
4.盘点完后,如果存在盘盈及盘亏的情况,财务成本核算员要统计出来,然后由仓管员签名,仓库负责任人签名.然后交公司领导处理盘点结果,最后,仓库可根据公司领导批准后的结果进行帐目调整.
八,仓管员的招聘与辞工手续的办理:
1.所有招聘的仓库员经过仓库负责人面试后,决定是否复试.然后复试的人员要由财务成本主管进行有关的复试:对其数字敏感程度,职业道德,记帐的基本知识等向人力资源部提出相关意见.
2.仓管员提出辞工申请时,仓库主管应核对其所管辖的物料的实物数与盘点数是否一致,打印出盘点单,并对其所保管的帐本与原始单据进行查看,仓管员辞工时应办理交接,然后仓库负责人在辞工手续上签名.成本主管应对所提供的资料进行审核签名.最后交人力资源部进行审批.
九.对仓库工作的监督和评估:
对仓库工作的开展,其他相关部门可以提出合理化的建议和相关要求.特别是财务部门会对仓库的物料,以及帐目等要进行审查.同时要求其他部门一起来对每个仓库进行评估.具体评估的对象如下:
1.仓库物料摆放是否整齐,是否归类存放,物料是否洁净
2.相关标识是否准确
3.盘点数量与帐面数量的准确程度
4.仓管员的配合程度.
5.相关单据保存是否完整及手续是否符合要求
可由仓库主管,成本主管,人事主管,仓管员(互评)对每个仓库进行评分考核,上述5个项目,每个项目为20分,满分100分.然后汇总考核结果交人力资源部和公司领导进行审阅和进行相关的奖惩.刚开如可半月一次进行评估,以后根据仓库的具体情况,进行相应的调整.